Moji priatelia a ja sme mali neformálnu diskusiu o tom, ako sme motivovať sa aby veci stihla, a moja kamarátka povedala, že nalepí post-it s úlohami a potom ich prepracuje s vizuálnymi pripomienkami. Mal som pocit, že je to „vec s menom“ a určite je to ono Metóda Kanban , spôsob, ako udržať úlohy organizované vizuálne uspokojivým spôsobom.
Čo je metóda Kanban?
Kanban je japonské slovo, ktoré znamená „vývesný štít“. Používal sa v továrňach Toyota na sledovanie nepredaných produktov a použitia rôznych materiálov. Softvérové spoločnosti prijali metódu sledovania úloh a poskytli pracovníkom možnosti pre ďalšie projekty.
Základnou myšlienkou je, že na organizovanie úloh používate poznámky, značky alebo lepiace papieriky. Môžete vytvoriť súbor úloh, ktoré musíte urobiť, a rozdeliť ich podľa osoby, tímu, fázy alebo kategórie (pracovné, zdravotné, upratovacie atď.). Potom môžete značku presunúť na miesto „prebiehajúce“ alebo jednoducho presunúť značku na kôpku „hotovo“ po dokončení úlohy.
Mnoho ľudí implementuje Metóda Kanban pomocou Post-its alebo iné lepiace papieriky. Môžete farebne odlíšiť, použiť lepiace papieriky rovnakej alebo inej veľkosti a použiť skutočnú nástenku alebo len prázdnu stenu na presun úloh z „urobiť“, „prebieha“ na „hotovo“. Niektorí ľudia majú rôzne úlohy rozdelené do rôznych fáz projektu, prideľujú úlohy určitým ľuďom, aby pomohli vyrovnať záťaž, alebo ich udržia v zásobe pre celý tím. Môžete ich použiť aj ako jednotlivec na pomoc s produktivitou.
Ako som vyskúšal metódu Kanban
Bez toho, aby som vedel, že je to „vec“, som si v prvých dňoch pandémie vytvoril na chodbe nástenku s rôznymi úlohami. Nakreslil som obrázky na kartičky a prelepil ich lepiacou páskou. Deti si mohli vziať kartu a my by sme robili aktivitu (kreslili, pozerali film, kričali do prázdna). Pomohlo to odstrániť „premýšľanie“ zo stresujúcich a chaotických začiatkov, keď neexistovala virtuálna škola ani škôlka.
Opustili sme metódu spolu s nádejou, že sa po niekoľkých týždňoch vrátime do normálneho života. Odvtedy som použil metódu Kanban, stále bez toho, aby som vedel, čo to je, v niekoľkých funkciách. Namiesto toho, aby som to urobil ako aktivity pre moje deti, keď sa nudia (pretože jediná úloha, ktorá sa im oplatí robiť, zahŕňa obrazovky), som to použil na domáce práce. Ak potom potrebujú pomôcť v domácnosti, nezostanú pri odložení bielizne. Môžu si tiež usporiadať poličku s knihami alebo uložiť svoje hračky do košov. (Mimochodom, nenávidia to, pretože je to stále práca.)
Metódu Kanban som používal aj ako dospelý. Pri zostavovaní balíčkov na školskú aukciu rodič napíše sumu darčekovej poukážky alebo predmet na Post-it a nalepí na stôl. Keď skladáme balíčky, presúvame Post-its po stenách, až kým nebudeme mať dobrú rovnováhu aukčných predmetov a na stole nezostane nič.
Záverečné myšlienky
Táto metóda funguje, pretože pomáha rozdeliť veľké úlohy, ako je „upratovanie domu“ na menšie činnosti, ako je „vyloženie umývačky riadu“ alebo „presunutie bielizne do sušičky“. Je pochopiteľné, že tento systém nemusí fungovať pre každého, pretože môže byť ťažké vedieť, čo je najdôležitejšie, keď je všetko na lepkavom papieri. Preto dávam prednosť úlohám, ktoré majú všetky rovnakú váhu, ako sú detské aktivity alebo predmety z aukcie. Na veci s termínmi, ako sú články, používam tabuľku s dátumami splatnosti v poradí. Stále sa pristihnem, že veľa času pracujem mimo poradia, vyberám a vyberám, ktoré projekty chcem robiť ako prvé. Pretože vo všeobecnosti prekračujem pracovné termíny, tento náhodný Kanban funguje dobre, ale iní ľudia môžu potrebovať hierarchiu.
Zatiaľ čo metóda bola navrhnutá na použitie s fyzickými kartami, implementoval som podobnú stratégiu so správou úloh v mojom Kalendári Google a existuje niekoľko aplikácií na správu úloh s programami Kanban. Ak je potrebné niečo urobiť, urobím z toho úlohu s termínom alebo bez neho. Upozornenie spojlera: Úlohy bez termínov sa zriedkakedy zrealizujú včas. Pamätám si, že ak mám zdravotný problém, zavolám lekárovi, ale ak sa nič nedeje, nemusím nutne naplánovať krvné testy. Keď sa mi však podarí odškrtnúť položku zo svojho zoznamu, považujem ju za mimoriadne uspokojujúcu.
Zaradené v: Organizovanie
